Comment facturer quand on travaille à son compte Le guide pratique

Quelle est la nature de votre activité ?

Ecrivain ? Graphiste ? Comptable débordé à chaque déclaration d’impôts ?

Quelle que soit votre expertise, vous gérez une activité. Pour garder votre liberté et votre indépendance qui vous sont si chères, il va vous falloir garantir une rentrée d’argent constante. En d’autres termes, cela signifie que vous devez continuer de gagner des projets et les facturer rapidement.

C’est là qu’un système de facturation fiable peut se révéler très utile. Même si votre réponse à la question précédente était « comptable », vous pouvez être sûr(e) qu’en simplifiant votre procédure de facturation, vous gagnerez un temps précieux, que vous pourrez ensuite consacrer au développement de votre activité. Fort heureusement pour vous, il existe plusieurs possibilités. Etudions à présent les meilleures d’entre elles en rappelant au passage quelques bonnes pratiques qui vous aideront à assurer la fluidité des paiements.

Que faut-il inclure dans une facture ?

Lorsque vous prêtez de l’argent à un ami, une parole suffit. Mais lorsque vous facturez un client, il faut renseigner un certain nombre de détails supplémentaires.

Si vous éditez vos factures vous-même, voici une liste des éléments à cocher pour vous assurer de ne rien oublier.

1. Indiquez clairement que le document est effectivement une facture afin qu’il ne soit pas confondu avec un devis ou une facture proforma. Insérez le terme « FACTURE » en majuscule en haut de la page.
2. Indiquez le nom de votre entreprise et son numéro SIREN ainsi que votre adresse et vos coordonnées de contact.
3. Renseignez le nom et l’adresse de votre client. Il doit s’agir de l’adresse à laquelle vous adressez sa commande.
4. Décrivez les biens et services que vous avez fournis et le nombre d’unités. Si vous facturez à l’heure, renseignez les heures travaillées. Plus vous serez précis(e), moins vous aurez à répondre à d’éventuels mails de clients confus.
5. Indiquez le prix à l’unité ou le prix de la prestation. Assurez-vous qu’ils soient chacun sur une ligne différente.
6. Indiquez la date de la facture et les modalités de paiement (par exemple 30 jours)
7. Si vous êtes habilité à recueillir certaines taxes (par exemple TVA, impôts nationaux, impôts locaux) vous devez inclure votre numéro fiscal sur vos factures et vous conformer aux lois applicables. Si vous êtes exempté(e) ou que vous vendez des produits ou prestations non soumis a certaines taxes, il faut obligatoirement indiquer sur votre facture que vous n’êtes pas redevable de tel ou tel impôt.

 

Comment facturer quand on travaille à son compte ? 3 possibilités

Gérer ses factures est presque aussi important que de savoir ce qu’il faut y mettre. La plupart des travailleurs indépendants utilisent l’une des méthodes suivantes.

Facturation manuelle

Utiliser un modèle de facture est une excellente manière de démarrer votre activité sur les chapeaux de roue.  Les travailleurs indépendants peuvent trouver des modèles de facture pour Google Docs et Google Sheets ou bien parcourir la galerie des modèles de Excel ou Microsoft Word.

Si vous avez le temps pour cela, très bien ! Mais si vous préférez vous atteler au développement de votre activité, profitez des modèles de facture de vcita qui ont été conçus tout particulièrement pour les travailleurs indépendants et recouvrent une grande variété d’activités. Vous trouverez des modèles de facture Excel et Word spécialement conçus pour :

• Les prestataires de service
• Les consultants
• Les auto-entrepreneurs et travailleurs indépendants (youpi !)
• Les photographes
• Les graphistes
• Et plus encore !

Si vous venez juste de lancer votre activité en tant qu’indépendant et que vous souhaitez continuer à travailler de manière simple et aussi fluide que possible, sachez que vcita met à votre disposition un modèle de facture contenant un bouton de paiement direct. Une fois votre inscription effectuée, vous serez connecté(e) à la plateforme de paiement de vcita et pourrez envoyer la facture complète à votre client équipée d’un bouton « payer », très pratique.

Quoi de plus facile ?

Avoir recours à un comptable

Beaucoup d’individus travaillant à leur compte sont essentiellement des créatifs ou des passionnés de leur métier qui préfèrent ne pas s’encombrer de la gestion administrative et financière de leur activité. Si cette description vous correspond, engager un comptable est surement la meilleure chose à faire pour 

• Maintenir la satisfaction de vos clients
• Eviter tout problème avec les autorités fiscales

A moins que la finance soit votre dada, il va vous falloir un spécialiste pour la gestion de votre comptabilité. Si beaucoup de travailleurs indépendants utilisent un logiciel de préparation fiscale, il n’est pas garanti que ces logiciels soit adaptés à vos besoins spécifiques en matière fiscale.

Présumons par exemple que vous viviez aux Etats-Unis. Lorsqu’on vous étiez employé(e), vous n’aviez qu’à vous préoccuper de votre déclaration de revenu. Mais en tant que travailleur indépendant, il faut aussi compter :

• Les déclarations de revenus divers
• Les déclarations des dépenses de l’entreprise
• La déclaration de chiffre d’affaires

Un comptable peut se charger de veiller sur votre comptabilité en estimant vos impôts trimestriels et en s’assurant de vous faire bénéficier de toutes les déductions fiscales applicables à votre entreprise et si nécessaire en créant un modèle de facture incluant tous les champs pertinents pour votre activité.

Un conseil : si vous souhaitez avoir recours aux services d’un comptable, n’attendez pas le dernier moment. Les meilleurs d’entre eux sont surbookés et il est peu probable qu’ils acceptent de travailler avec de nouveaux clients en période de forte activité. Sollicitez ce type de professionnel le plus tôt possible, idéalement quelques mois avant la fin de l’année.

Facturation automatique (logiciel)

Il y a quelques temps, les logiciels de facturation étaient assez génériques. Des outils basiques étaient mis à la disposition des utilisateurs qui pouvaient alors les modifier en fonction de leur activité. Aujourd’hui, vous pouvez trouver des solutions logicielles spécialement conçues pour chaque profession, y compris pour les indépendants !

Le logiciel de facturation de vcita en est un très bon exemple. Adapté aux besoins des indépendants et micro-entrepreneurs, vous pouvez utiliser ce logiciel pour :

• Envoyer des devis, des factures et des quittances par mail et SMS
• Permettre à vos clients de payer directement depuis la facture sur mobile (SMS/mail)
• Envoyer des rappels de paiement automatiques

Il existe différents modèles de facture que vous pouvez choisir et personnaliser de A à Z. Vous pouvez :

• Ajouter le nom et le logo de votre entreprise
• Configurer votre devise et votre taux d’imposition
• Insérer des descriptions de prestation ou de produit
• Insérer un bouton « payer maintenant » directement connecté à une plateforme de paiement

Pour plus de confort, le tableau de bord offre une présentation simplifiée des factures impayées, des factures en attente et en cours de paiement. Dites aurevoir au temps passé à faire les comptes et assurer le suivi ! Vous disposez de tout ce qu’il vous faut pour gérer vos finances ; pas besoin d’être un expert-comptable !

 

Assurez-vous d’être payé(e) rapidement

Lorsque l’on gère seul(e) son activité, être payé(e) en temps et en heure est primordial. Les clients qui vous paient trop tard peuvent menacer vos liquidités et leur courir après vous déconcentre de votre travail.

Alors, que pouvez-vous faire pour limiter les retards de paiement ?

Énoncez des modalités de paiement claires

Vous devez vous assurer que tous vos nouveaux clients aient pris connaissance de vos modalités de paiement avant de leur livrer quoi que ce soit ou d’effectuer un quelconque travail pour eux. Vous pouvez également inclure ces modalités de paiement dans vos devis et factures proforma.

Demandez un acompte

Avec les nouveaux clients, particulièrement ceux qui ne vous ont pas préalablement été recommandés par quelqu’un que vous connaissez, il est judicieux de demander un paiement en amont du travail, surtout pour des biens ou des prestations à prix élevé. Beaucoup d’indépendants demandent un acompte de 50%, ce qui est très efficace pour distinguer les clients qui sont susceptibles de créer des problèmes de ceux qui sont réellement intéressés et sérieux.

Envoyez des rappels

Si un client a du retard pour vous régler, les rappels de paiement pourront être de bon secours. Configurez votre logiciel de facturation pour envoyer un rappel par mail ou SMS 24 heures après l’exigibilité de la facture et une autre quelques jours plus tard. Ainsi, vous n’aurez pas à assurer un suivi individuel auprès des clients qui se trouvent en retard de paiement avant qu’il n’y ait un problème critique.

Les rappels de paiement devront inclure :

• Une ligne d’objet claire
• Un résumé des modalités de paiement
• Des informations sur la procédure de paiement à suivre
• Un bouton « payer » permettant un paiement en ligne rapide et pratique

 

Offrez des options de paiement flexibles

Plus il sera facile pour vos clients de payer une facture, plus vous serez payé(e) rapidement. Les meilleures plateformes de paiement et de facturation peuvent amener directement le client vers un gestionnaire de paiement et leur permettre de régler par carte bancaire, Paypal ou bien par d’autres méthodes de paiement prises en charge. En quelques clics, votre paiement se met en route !

 

Signez des contrats

Bien que signer un contrat ne vous garantisse en rien un paiement rapide, cela vous offre une voie de recours lorsque le client ne procède pas au paiement.

Votre contrat doit faire figurer les éléments suivants :

• La tarification et la méthode de calcul. Par exemple, facturez-vous un tarif horaire ou bien un montant forfaitaire pour tout le projet ?
• Les échéances de paiement et les modes de paiement que vous acceptez.
• Les délais de livraison des prestations ou des produits.
• Les conditions générales.
• Les frais d’annulation (si le projet est interrompu pour une raison quelconque).
• Les informations liées à la propriété intellectuelle.

Un contrat rédigé de manière professionnelle qui détaille les modalités de l’accord de travail en amont peut vous éviter de nombreuses difficultés. Comme on dit, « mettez-le par écrit ».

 

Envoyez des factures automatiquement

En tant que travailleur indépendant, votre temps c’est de l’argent. Une plateforme de facturation digitale comme vcita vous apportera beaucoup de paiements que la manière traditionnelle par voie postale. (En plus, le paiement ne risque pas de se perdre en cours de route !) Si vous avez des clients réguliers qui vous règlent la même somme chaque mois ou qui commandent chaque semaine ou chaque mois le même type de prestation ou de produit, vous pouvez utiliser ce logiciel pour envoyer des factures programmées de manière automatiques.

 

 

Configurez un système de suivi pour vos factures

Au fil du développement de votre activité, vous serez amené(e) à envoyer de plus en plus de factures. Mais ce n’est pas tout. Vous devrez également assurer le suivi de ces factures pour vérifier celles qui y ont été réglées et celles qui sont en retard de paiement.

Bien que vous puissiez procéder manuellement en assignant un numéro à chacune des factures dans une feuille de calcul, cela vous prendra de plus en plus de temps au fur et à mesure que votre liste de clients s’allongera. La meilleure solution est en fait un logiciel de facturation qui gère ces petits détails à votre place afin que cela ne vous prenne que quelques secondes de vérifier où vous en êtes financièrement.

 

Que faut-il retenir ?

Lorsque vous travaillez à votre compte, les difficultés de facturation font partie des risques du métier : environ 71% des indépendants ont affirmé avoir rencontré des problèmes de paiement au cours de leur carrière. En disposant d’un système de facturation fiable et intuitif, vous pouvez réduire significativement ces difficultés et disposer de plus de temps pour exceller dans votre métier.