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Modèles de facture acquittée
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Mettez en place un processus de paiement fluide et professionnel pour vos clients dès aujourd’hui
Si la comptabilité n’est pas votre point fort, il est possible que vous ne soyez pas très enthousiaste à l’idée de devoir gérer vos factures.
Il y a beaucoup de dirigeants de micro-entreprise qui ne se rendent pas compte que ces factures et ces reçus constituent bien plus qu’un simple passage obligé visant à permettre aux clients de vivre une expérience de paiement sécurisée à l’allure professionnelle ou à confirmer que vous avez bien reçu le paiement d’un client. Ces éléments font partie intégrante de votre image de marque et doivent aussi faire bonne impression.
Assurez-vous que vos clients reçoivent systématiquement une confirmation de paiement par mail ou SMS lorsque vous recevez un paiement.
Dites adieu aux galères de facturation grâce à la solution de traitement des paiements et de facturation de vcita qui accomplit toutes ces tâches pour vous.
Conseils pour créer des factures acquittées sur Word
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Utiliser les modèles de facture acquittée de Word depuis la galerie Word
Sélectionnez Fichier > Sélectionner nouveau puis chercher « factures acquittées » dans la boîte de recherche de modèles Office.com pour afficher la sélection de modèles de facture acquittée gratuits. Il est recommandé de consacrer un peu de temps à la personnalisation du modèle que vous utiliserez puisque les modèles de Word sont susceptibles de paraître assez basiques pour les clients qui utilisent également la suite Microsoft Office.
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Utiliser le modèle de facture acquittée personnalisable de vcita
Si vous n’avez pas envie de modifier un des modèles génériques proposés par Word, téléchargez directement le modèle de facture acquittée gratuit, élégant et prêt à l’emploi de vcita.
Vous pouvez facilement y ajouter votre logo, vos polices d’écriture et tous les autres éléments associés à votre marque comme les en-têtes et bas de page et l’enregistrer en tant que modèle sur Word afin de pouvoir y accéder ultérieurement.
Conseils pour créer des factures acquittées sur Excel
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Créer de multiples factures acquittées sur un seul fichier
Avec Excel, vous pouvez créer des feuilles de calcul additionnelles en cliquant sur l’icône « + » à côté de « Feuille 1 » ce qui est très utile lorsque vous avez besoin de plusieurs modèles de facture acquittée pour un seul client ; par exemple, un justificatif de paiement officiel et un bon de livraison.
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Utiliser des formules
Vous pouvez également utiliser la fonction somme pour ajouter les totaux des factures acquittées des différentes feuilles de calcul, très pratique pour suivre les comptes si vous ne disposez pas d’un logiciel de facturation automatique.
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Utiliser les modèles Microsoft Excel professionnels de facture acquittée de vcita
Vous pouvez également utiliser les modèles gratuits ou créer des modèles personnalisés sur Excel mais pour plus de facilité, téléchargez le modèle de facture acquittée Excel pré-formaté de vcita, au design professionnel. Comme pour Word, vous pouvez l’enregistrer parmi les fichiers modèles de Excel pour y accéder ultérieurement lorsque vous ouvrirez un nouveau document.
Un système d’édition de facture simplifié peut propulser votre marque
La régularité est un élément central de l’image de marque. En rendant l’enchainement des étapes du paiement plus fluide, de l’envoi de la facture à la confirmation de paiement en passant par la transmission de la quittance, vous renforcez votre marque et prouvez votre professionnalisme. Utiliser un format type de facture acquittée pour votre marque vous permet d’éviter d’oublier des éléments importants, comme le numéro de facture et les coordonnées de contact.
Par ailleurs, cela vous permet d’avoir toutes vos archives enregistrées au même endroit, ce qui utile à la fois pour vous et pour votre client qui peut savoir d’un coup d’œil où trouver les montants totaux, sous-totaux et les numéros de factures acquittées.
Découvrez comment vcita peut vous aider à simplifier votre procédure de paiement.
Logiciel d’édition de factures
Du premier « bonjour » à la facture finale
Percevez vos paiements 60% plus tôt grâce à un logiciel qui vous accompagne tout au long du cycle de facturation:
Le logiciel de facturation automatique : une nouvelle manière de gérer les paiements et les factures acquittées
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Moins de travail manuel = Moins d’erreur humaine
Lorsque vous facturez manuellement, il est très facile d’oublier de mettre la date, le numéro de facture ou les coordonnées de contact du client. Lorsque la facturation est automatiquement réalisée et que les données sont renseignées pour vous, cela réduit significativement le risque d’erreur humaine.
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Rappels automatiques = Moins de retards de paiement
Le logiciel de facturation de vcita envoie des rappels automatiques à vos clients lorsqu’ils sont en situation de retard de paiement afin que les factures impayées ne s’entassent jamais. Vous pouvez prendre connaissance facilement des factures qui ont été réglées et de celles qui sont en attente de paiement depuis votre tableau de bord de paiement
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Réduire le risque de fraude:
Si certains de vos employés ont la possibilité de facturer, il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de facturation pour votre propre tranquillité. La facturation automatique implique que vous ayez accès à toutes les factures éditées par vos employés, en réduisant ainsi le risque d’édition de factures frauduleuses par les membres de votre équipe.
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Factures automatiques et numérotation des factures acquittées:
Les numéros de facture et de quittance font partie de ces choses qui paraissent insignifiantes jusqu’au moment où on est amené à les utiliser. Le logiciel de facturation de vcita génère automatiquement les numéros des factures acquittées, garantissant ainsi la cohérence de votre système de numérotation. Un numéro unique est attribué à chaque facture acquittée, dans une logique chronologique. Cela se révèle très utile lorsque l’on part à la recherche d’un document particulier dans les archives.
Modèles de facture acquittée (FAQ)
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1. Quelles informations doivent figurer sur la facture acquittée ? (les infos requises peuvent varier en fonction de votre secteur d’activité)
Le mot « Facture acquittée » en clair et en gras : Si vous transmettez une facture acquittée à un client en même temps que plusieurs factures à régler, le client peut aisément se tromper en confondant la quittance avec une facture et effectuer le paiement une seconde fois par erreur.
Le logo et les informations de votre entreprise : Assurez-vous que les informations de contact soit clairement renseignées pour qu’il soit plus facile pour un client de repasser commande auprès de vous par exemple.
Les coordonnées de votre client et son numéro client : Eviter d’envoyer la facture acquittée à la mauvaise personne. Si vous utilisez des numéros clients, les inclure sur le reçu pourra également faciliter le référencement croisé entre vos quittances et les informations de votre CRM.
Date de paiement : Vous serez en mesure de suivre le temps écoulé entre la date de facturation et la date de paiement et votre client aura une trace écrite du moment où vous avez perçu le paiement ce qui facilitera sa propre comptabilité.
Résumé des achats : Cette catégorie peut être formatée de manière similaire sur vos reçus et factures ou bien résumée si vous éditez un simple récépissé.
Informations fiscales : Il est possible que votre client réclame certaines taxes sur des achats effectués en B2B.
Numéro de facture acquittée : Il est particulièrement utile en cas de paiements récurrents d’un même montant mais de clients différents ou lorsque vous recevez des paiements importants pour différentes factures.
Numéro des factures réglées, le cas échéant : Si vous avez reçu un paiement global pour de multiples factures, assurez-vous de bien inclure tous les numéros des factures pour lesquelles vous éditez la quittance.
Méthode de paiement : Il est utile de pouvoir vérifier quelle méthode de paiement a été utilisée. Cela vous permet de savoir quelle information chercher lorsque vous vérifiez vos comptes. -
2. Quel est le type de reçu le plus courant?
Le type de reçu le plus courant est le reçu de vente ou ticket de caisse. Généralement utilisé par les entreprises qui ont des points de vente. Un reçu de vente est généré lors du passage en caisse dans les boutiques physiques ou par mail pour les sites de e-commerce. Il indique généralement la liste des articles achetés, les informations fiscales, les coordonnées du magasin et la politique de remboursement. -
3. Qu’est qu’un bon de livraison ?
C’est un reçu utilisé lors de l’envoi d’articles aux clients. C’est une confirmation que l’article vendu a été reçu par le client qui est susceptible de devoir signer le bon de livraison en fonction du type de service de livraison utilisé. -
4. Qu’est-ce qu’un récépissé ?
C’est un type de reçu qui est généré pour les clients qui ont de multiples factures à payer. Si un client doit régler six factures différentes en une fois, ce type de reçu récapitule les numéros de facture et les totaux et indique la manière dont le paiement a été effectué. -
5. Qu’est qu’un relevé de facturation ?
Bien que certains pourraient dire qu’un relevé est techniquement différent d’un reçu, il s’agit tout de même d’un document important qui peut y être associé. Un relevé est un résumé indiquant quelles factures ont été réglées sur un compte client. Contrairement à une quittance, il indique également l’ensemble des factures qui n’ont pas encore été réglées par le client. Il est recommandé d’envoyer un relevé une fois par mois pour les clients que vous facturez régulièrement. -
6. Qu’est qu’un justificatif de paiement officiel ?
Un justificatif de paiement officiel ou reçu principal est un document important aux fins d’audit. Si les autorités locales ou nationales ont des exigences spécifiques quant aux informations nécessaires pour réclamer le remboursement de taxes ou frais quelconques, c’est un reçu officiel qu’il faut utiliser comme document justificatif. Assurez-vous de bien connaître les lois fiscales applicables afin de renseigner toutes les informations nécessaires. Votre client n’aura alors pas besoin de vous contacter pour obtenir des modifications de la version que vous lui aurez transmise s’il est soumis à un contrôle fiscal. -
7. Qu’est-ce qu’un récapitulatif de commande ?
Si votre client a effectué une commande auprès de vous, il vous faudra alors éditer deux types de reçu : un reçu qui confirme que vous pouvez livrer les produits listés sur le bon de commande et un autre qui confirme le paiement. Le second reçu indique la plupart du temps les éléments commandés et leur statut, particulièrement lorsque certains des articles du bon de commande n’ont pas encore été facturés ou envoyés. -
8. Qu’est qu’un reçu cadeau ?
Bien qu’un reçu cadeau puisse contenir des informations sur ce que le client a acheté, toutes les informations liées au prix sont généralement exclues afin que le destinataire puisse bénéficier de l’option de rendre l’article ou de l’échanger sans avoir à connaître le prix de prime abord. Il est très important d’inclure des politiques d’échange et de remboursement sur les reçus cadeau, ainsi que les coordonnées du magasin.
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